03 Organisatie

I-agenda Renkum en De Connectie
De I-agenda is volop in ontwikkeling en bestaat uit een regionaal deel en een lokaal deel. Op regionaal niveau wordt gewerkt aan een regionale I-visie, het programma 1 en 2Connect, de digitale werkplek en de harmonisatie en standaardisatieagenda. Op lokaal niveau hebben we daarnaast nog een projectenportefeuille voor noodzakelijk ontwikkelingen op de business-applicaties. Informatievoorziening maakt een steeds groter onlosmakelijk deel uit van de primaire processen. Daarnaast worden de eisen vanuit wet- en regelgeving aan de systemen en informatievoorziening steeds hoger. Dit heeft tot gevolg dat dit ook een steeds groter beslag legt op onze financiële middelen. Anderszijds is verdere digitalisering een belangrijke (randvoorwaardelijke) drager om in de toekomst onze taken betaalbaar en uitvoerbaar te houden.

De I-agenda is nog niet af, in deze voorjaarsnota en de perspectiefbrief hebben we op basis van wat nu bekend is de financiële vertaling gemaakt. Waarbij het van belang is te benoemen dat de eventuele ambities t.a.v. de regionale I-visie en de harmonisatie en standaardisatieagenda hier nog niet in mee zijn genomen.

De toenemende lasten van Informatievoorziening en digitalisering is een onvermijdelijke ontwikkeling waar elke gemeente mee te maken heeft. Schaalgrootte is een belangrijke factor om e.e.a. betaalbaar te houden.  Voor de korte termijn benutten we zoveel mogelijk de reserve ICT maar de toename van de structurele lasten is een uitdaging in ons financiële meerjarenperspectief. Deze ontwikkeling hebben we meegenomen in de Perspectiefbrief.
Hieronder worden de onderdelen uit de I-agenda toegelicht die nu in de voorjaarsnota zijn verwerkt.

Bedrijfsvoering De Connectie

Versnelde uitrol digitale werkplek
De Corona-crisis en het feit dat we massaal thuis moesten werken heeft ervoor gezorgd dat er versneld is en wordt gewerkt aan het uitrollen van de digitale werkplek en O365. Dit betekent dat we geconfronteerd worden met extra kosten die ook een structurele doorwerking hebben. De uitrol hadden we normaliter gedaan in samenhang met de afbouw van de traditionele werkplekken waardoor er tegelijk ook vrijval van (kapitaallasten) had plaatsgevonden. Nu zien we tijdelijk onvermijdelijke dubbele lasten. We streven ernaar om bij de 2e bestuursrapportage van dit jaar de vrijval van die lasten (vanaf 2023!) in de begroting te kunnen verwerken. Dit vraagt ook van ons als gemeente het doorpakken op de ingezette koers naar het digitaal en flexibel werken.  Door deze zaken versneld door te voeren kunnen de structurele meerkosten in de toekomst enigszins gedempt worden. Feit is en blijft dat de structurele lasten hoger zullen zijn, deze zijn ook terug te vinden in de bestuursrapportage en de MJPB van De Connectie.

Herijking financieel kader 2Connect!
Zoals in de jaarstukken 2020 en de raadsontmoeting van april vermeld is het financieel kader voor het programma 2Connect! herijkt. Bij de goedkeuring van de begroting van het 2!Connect programma was een eerste tranche opgenomen voor de migratie van businessapplicaties naar de ICT-omgeving. De inzet was om de eerste (meest urgente) businessapplicaties naar de nieuwe ICT-omgeving te migreren.  Inmiddels is er meer duidelijkheid wat de migratie van de overige applicaties vraagt en zijn aanvullende eisen vanuit veranderende of nieuwe wet- en regelgeving (BIO), technologie en/of wensen van de klant meegenomen.

Informatieveiligheid en businesscontinuïteit
In navolging op de resolutie Digitale veiligheid: kerntaak Voor Gemeenten van de VNG, zijn binnen De Connectie een aantal stappen genomen om de uitgangspunten uit deze resolutie te implementeren. De VNG vraagt expliciet een cybersecurity budget van 10% van het ICT budget beschikbaar te stellen en de activiteiten die hier betrekking op hebben onder deze noemer te scharen. De komende jaren zullen we hiervoor structureel geld moeten reserveren dit wordt meegenomen in de perspectiefbrief. In de voorjaarsnota zijn de financiële effecten van de in de 1e bestuursrapportage van De Connectie opgenomen activiteiten verwerkt. Activiteiten die opgepakt worden zijn:
Awarenessprogramma informatieveiligheid: bewustwording is één van de allerbelangrijkste onderdelen van informatieveiligheid en privacy. Bij de meeste datalekken en security incidenten spelen gebruikershandelingen en gebruikersfouten (onbewust) een belangrijke rol. Dit bleek ook bij de incidenten bij de gemeenten Hof van Twente en Maastricht.

Audits informatieveiligheid: Het is noodzakelijk en wettelijke verplicht om onafhankelijk vast te stellen of de getroffen maatregelen op het gebied van informatieveiligheid effectief zijn. Deze audits richten zich voornamelijk op technische toetsing van de genoemde maatregelen. In 2021 wordt tevens invulling gegeven aan een regionale compliance opdracht vanuit het RCIOO om vast te stellen waar de gemeenten en de Connectie staan ten aanzien van BIO- en privacyregelgeving. De constateringen die uit deze 0-meting naar voren komen, dienen door de deelnemers zelf te worden opgepakt en bekostigd.

Business Continuity Management: De Connectie werkt aan een crisishandboek en -organisatie. Recentelijk zijn een aantal organisaties slachtoffer geworden van (digitale) aanvallen (Universiteit van Maastricht en Hof van Twente). De Connectie is zich bewust van de rol die zij heeft bij het verder digitaliseren van de processen en informatievoorziening van onze klanten. Zoals de VNG stelt is een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid het voorbereid zijn op digitale crisissituaties. Om de digitale weerbaarheid te verbeteren en het belang van de klanten van De Connectie klanten zo goed mogelijk te behartigen moet door De Connectie gewerkt worden aan het continu monitoren en oplossen van kwetsbaarheden en het voorbereiden op en oefenen van crisissituaties.

Basisregistratie
Er is geconstateerd dat een aantal eerdere besluiten over uitbreiding takenpakket, kwaliteitsimpuls en kadercorrecties Arnhem en Rheden niet juist zijn verwerkt. Door deze correcties wijzigt de verdeling van de bijdragen vanuit de diverse gemeenten. Voor Renkum betekent dit een structurele hogere bijdrage van € 50.000.

Het betreft een tweetal besluiten van het bestuur van De Connectie uit 2018. Het 1e besluit betreft de aanpassing en uitbreiding van het takenpakket voor de afdeling Basisregistraties bij De Connectie. Aan het takenpakket is toegevoegd het voeren van de regie over de datadistributie van alle basisregistraties, inclusief de basisregistraties waarvan de gemeenten geen bronhouders zijn. Ook zijn de adviestaken voor het beheer en gebruik van de basisregistraties (BAG, BGT, WOZ, en de WKPB) toegevoegd aan het takenpakket van De Connectie.
Het 2e besluit betreft de uitvoering van de acties die in het Plan van aanpak Ontwikkelingen 2019-2021, afdeling Basisregistraties zijn benoemd voor 2019 ‘basis op orde’. Een benodigde kwaliteitsimpuls voor de Basisregistraties.

Inzet reserve ICT voor regionale projecten
Er vindt een extra onttrekking uit de ICT-reserve plaats in 2021 (€ 185.000) en in 2022 (€ 254.000) om extra incidentele lasten van de regionale I-projecten, die via De Connectie lopen,  te dekken. De reserve wordt hiermee bijna geheel uit genut, in 2024 resteert er nog een saldo van circa € 65.000.

Projectplan ICT Renkum
In 2020 konden geplande projecten voor een groot deel niet gerealiseerd worden a.g.v. Corona en het versneld uitvoeren van Connectie-projecten die thuiswerken ondersteunen.
In 2021 pakken we de geplande projecten weer op, aangevuld met nieuwe projecten. In totaal worden voor een bedrag van € 215.000 aan projecten opgepakt. Voor € 133.000 kunnen deze lasten gedekt worden uit het structureel beschikbaar projecten budget. De extra incidentele projectlasten voor 2021 (€ 82.000) worden gedekt uit de egalisatiereserve ICT.

De projecten die in 2021 uitgevoerd gaan worden, en die voor 2022 en 2023 gepland staan, leiden tot extra structurele lasten, die niet opgevangen kunnen worden binnen het beschikbare budget voor applicatiebeheer. Voor 2021 zijn de extra structurele lasten € 23.000.  
Voor 2022 komt daar € 57.000 bij en voor 2023 € 10.000 (in totaal structureel € 90.000).

Projectmanager bestuursopdracht SD
Door middel van een bestuursopdracht voor het gehele Sociale Domein willen we binnen 2021 werken aan onze inhoudelijke opdrachten en taakstellingen. Om deze resultaten te behalen zal op de verschillende projecten die hieronder vallen gestuurd moeten worden. Een medewerker binnen de formatie is gevraagd om dit vanuit de rol van programmamanager te doen voor de periode van 1 jaar.

Ontwikkeling personeelsbudget
Door het uitblijven van de verwachte daling van het ziekteverzuim en afbouw van oudere mobiliteitszaken komt het personeelsbudget 2021 onder druk en dreigt overschrijding van dit budget. Met de inzet van de verzuimcoach vanaf 1 mei vertrouwen we erop dat daling en afbouw kan worden ingezet. Daarnaast wordt de kritische afweging bij vervanging ziekteverzuim voortgezet. De komende maanden wordt dit nauwlettend gemonitord. Indien deze interventie niet het gewenste resultaat oplevert, komen we hier bij de najaarsnota bij de Raad op terug.